Job description: aprenda como criar descrições de vaga

Em um mercado de trabalho cada vez mais competitivo, atrair e manter profissionais com qualificação e perfil adequado para uma vaga é um dos principais desafios das empresas modernas.

Por isso, é importante usar estratégias como o job description, uma ferramenta estratégica de descrição de vagas que pode potencializar o recrutamento e seleção de pessoas da sua empresa e facilitar a rotina do RH.

Continue a leitura desse artigo para entender como fazer um job description eficaz, sua importância e características principais, além de esclarecer dúvidas comuns sobre o tema.

O que é job description?

O termo em inglês, job description, pode ser traduzido para o português como “descrição de cargo”; trata-se de um documento que detalha as responsabilidades, competências, requisitos e expectativas relacionadas a uma função dentro da empresa.

De forma simples, ele é um resumo estruturado que explica o que o cargo exige, o que a pessoa colaboradora precisa entregar e quais são as habilidades necessárias para ocupar a vaga.

Um job description bem elaborado ajuda tanto a empresa quanto quem está se candidatando para uma vaga, por definir com precisão o perfil desejado, evitando contratações desalinhadas e expectativas equivocadas.

Por que a descrição de vaga de emprego é importante?

Usar o job description no processo de admissão é uma maneira de otimizar e aperfeiçoar todas as etapas da procura e contratação de um novo funcionário ou funcionária. Inclusive, ele pode servir para fazer a avaliação de desempenho e retenção de talentos que já são parte da organização.

A seguir, confirma alguns motivos que fazem o job description ser parte importante do seu RH:

1. Atrai as pessoas candidatas mais adequadas ao cargo

Uma descrição completa é como um cartão de visitas da vaga, representando o que se espera de quem vai ocupar a posição e o que essa pessoa pode esperar da empresa. Isso economiza tempo de quem está recrutando e melhora a qualidade das inscrições recebidas.

2. Facilita o processo de recrutamento e seleção

Com um job description definido, o processo de recrutamento é mais ágil e eficaz, pois a pessoa responsável pelo processo já sabe quais os critérios de avaliação das candidaturas — o que reduz erros, vieses e ainda permite a elaboração de perguntas direcionadas no momento das entrevistas.

3. Contribui para a avaliação do desempenho das pessoas colaboradoras

Além de ser usado no momento da contratação, o job description também pode servir de referência para a avaliação de desempenho e desenvolvimento das pessoas colaboradoras, por documentar quais são as entregas esperadas e as competências necessárias do cargo.

4. Fortalece a cultura e ajuda a reter talentos

Descrever as funções, valores e cultura da empresa é uma ação que comunica e fortalece a conexão com as pessoas colaboradoras. Esse alinhamento contribui para reduzir conflitos e melhorar a comunicação, já que a equipe percebe a coerência entre o que é prometido e o que é vivenciado no dia a dia.

Job description: como fazer?

Agora que você já sabe a importância dessa ferramenta, é hora de aprender como montar um job description eficaz e completo. Veja abaixo o passo a passo:

Passo 1: defina o título do cargo

O título do cargo deve ser específico, condizente com o mercado e as responsabilidades da posição. Evite termos muito genéricos como “assistente administrativo”. E se o cargo tiver foco específico, prefira “assistente administrativo financeiro” ou “assistente administrativo comercial”.

Passo 2: descreva as responsabilidades e tarefas do cargo

Liste de forma clara as principais atividades que a pessoa irá desempenhar. Contudo, não deixe a descrição muito grande, ou seja, procure manter o equilíbrio: destaque de 5 a 7 atividades.

Passo 3: especifique as qualificações necessárias

Nessa seção, inclua requisitos obrigatórios para a função, como as formações essenciais para filtrar as candidaturas, certificando que apenas pessoas qualificadas avancem no processo. Por exemplo:

formação acadêmica e certificações;
conhecimentos técnicos (hard skills);
habilidades comportamentais importantes;
experiência prévia, entre outros.

Passo 4: apresente as competências desejáveis

Nessa etapa do job description, você pode destacar as competências comportamentais, também chamadas de soft skills, que o cargo exige. Por exemplo: comunicação, trabalho em equipe, proatividade, pensamento analítico, empatia e resiliência.

Passo 5: inclua benefícios e informações sobre a cultura da empresa

Mencione os benefícios oferecidos, como plano de saúde, vale-alimentação, programas de bem-estar ou oportunidades de crescimento ao final da descrição. Além disso, aproveite para descrever brevemente a cultura organizacional e o propósito da empresa, destacando o que a torna um bom lugar para trabalhar.

Passo 6: informe o contato da empresa

Por fim, após mostrar as responsabilidades, qualificações e benefícios da vaga, oriente como a pessoa que deseja aplicar a vaga pode entrar em contato com a sua empresa, seja por uma plataforma ou por e-mail.

Job description: exemplos práticos do que colocar na descrição

Escrever uma descrição de vaga parece simples, no entanto, como equilibrar as necessidades técnicas da função com a cultura da empresa? Como especificar sem restringir demais? O job description define expectativas, vende a sua marca empregadora e atua como o primeiro filtro do processo seletivo.

Se você quer parar de receber currículos que não têm relação com a vaga, é importante otimizar sua descrição. A seguir, listamos alguns exemplos práticos do que incluir (e o que evitar) em cada campo da sua descrição de vaga:

1. Analista de Recursos Humanos

Responsabilidades:

Executar processos de recrutamento e seleção.
Apoiar programas de treinamento e desenvolvimento.
Realizar controle de ponto e folha de pagamento.
Participar de ações de clima organizacional.

Requisitos:

Ensino superior em Psicologia, Administração ou áreas afins.
Experiência prévia na área de RH.
Conhecimento em legislação trabalhista.

Competências desejáveis:

Boa comunicação.
Organização.
Empatia.
Espírito de equipe.

Benefícios oferecidos:

Plano de saúde, VR, VT e possibilidade de trabalho híbrido.

Entre em contato pelo e-mail exemplo@exemplo.com, com o título da vaga, seu contato e um breve resumo profissional.

2. Assistente administrativo financeiro

Responsabilidades:

Realizar o lançamento de notas fiscais, boletos e despesas no sistema, agendando pagamentos e controlando vencimentos.
Apoiar no controle de recebimentos, emitir notas fiscais e boletos bancários, e realizar a cobrança de clientes inadimplentes quando necessário.
Efetuar a conciliação diária dos extratos bancários com os lançamentos do sistema interno.
Organizar e arquivar documentos físicos e digitais do departamento financeiro (contratos, comprovantes, NFs).
Auxiliar na elaboração de relatórios financeiros básicos (ex: fluxo de caixa, controle de despesas).

Requisitos:

Ensino superior cursando em Administração, Ciências Contábeis, Gestão Financeira ou áreas correlatas.
Experiência prévia (mínimo 6 meses a 1 ano) em rotinas administrativas ou financeiras.
Domínio do Pacote Office, especialmente Excel intermediário (fórmulas básicas, formatação, filtros).
Facilidade de aprendizado com sistemas de gestão (ERPs).

Competências desejáveis:

Habilidade para lidar com múltiplas demandas e prazos.
Precisão no lançamento de dados e conferência de documentos.
Capacidade de identificar e resolver problemas simples de forma autônoma.
Clareza ao se comunicar com equipes internas e fornecedores/clientes.
Conhecimento em algum sistema ERP específico (ex: Totvs, SAP Business One, ContaAzul).

Benefícios:

Vale-Refeição (VR).
Vale-Transporte (VT).
Plano de Saúde (Médico e Hospitalar).
Plano Odontológico.
Seguro de Vida.
Day off no mês do seu aniversário.
Possibilidade de modelo de trabalho híbrido (a combinar).

Tire suas dúvidas sobre o job description

Como vimos, o job description é um grande aliado para um RH mais eficiente. No entanto, é comum surgirem dúvidas na elaboração dessa documentação. A seguir, respondemos às perguntas mais frequentes para te ajudar nesse processo:

I. Existe alguma diferença na descrição de vaga aberta para trabalho remoto ou híbrido?

Sim. Em vagas para trabalho remoto ou híbrido, é importante deixar claro como será a dinâmica de trabalho. Por isso, a descrição da vaga deve especificar claramente o regime de contratação e o modelo de trabalho, garantindo o alinhamento de expectativas com as pessoas candidatas desde o início.

II. Preciso colocar a remuneração na descrição de vaga aberta?

Inserir a remuneração na descrição da vaga não é obrigatório, mas é altamente recomendável. Indicar uma faixa salarial ajuda a atrair as pessoas que realmente se encaixam no orçamento da empresa e evita perda de tempo com profissionais que tenham expectativas incompatíveis.

III. Como cuidar do processo de admissão de forma fácil?

Após encontrar a pessoa com o perfil mais adequado, o processo de admissão deve ser ágil e bem organizado. Para isso, é possível contar com as soluções do RH digital da VR, que automatizam etapas burocráticas, facilitam o envio de documentos e integram benefícios de forma simples e segura.

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Imagem de capa — Fonte: prostock-studio / Freepik (2025)

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