GUIA: Processo de admissão de pessoas colaboradoras

A busca por talentos é cada vez mais acirrada no mercado, evidenciando a importância de um processo de admissão bem feito. Mais do que nunca, a etapa de contratação necessita ser assertiva, ágil e moderna, facilitando as etapas de contratação e permitindo encontrar a pessoa mais adequada para a vaga.

No entanto, a admissão de uma nova pessoa pode ser lenta e burocrática. Para evitar que isso aconteça, listamos no artigo de hoje um passo a passo de como funciona o processo de admissão. Acompanhe!

O que é o processo de admissão?

O processo de admissão de funcionários e funcionárias, é o conjunto de etapas que uma empresa segue para integrar uma nova pessoa colaboradora. Ele vai além do recrutamento e registro formal, abrangendo processos como:

Conferência validação de toda a documentação necessária.
Realização do exame admissional.
Formalização do vínculo por meio do contrato de trabalho.
Integração para a nova pessoa compreender suas funções, responsabilidades e cultura da empresa desde o primeiro dia.

Ou seja, o processo de admissão é a base para começar a relação de trabalho de forma clara, organizada e dentro da lei.

Etapas do processo de admissão: passo a passo

Uma pesquisa recente da Universum, focada em estratégias para atrair os melhores talentos, revela que um sistema de atração de talentos bem estruturado e eficaz é primordial para o sucesso na etapa de contratação de novas pessoas colaboradoras.

Dessa forma, saber quanto tempo dura o processo de admissão depende de uma série de fatores, principalmente relacionados a organização e as obrigações da empresa.

Afinal, a empresa que falha na admissão promove um efeito cascata prejudicial, que gera insatisfação na equipe, baixa produtividade, impactos negativos na marca e alto índice de turnover. Para ajudar a sua empresa, listamos a seguir, as principais etapas do processo de admissão:

1. Recrutamento e seleção

O primeiro passo do processo de admissão começa no RH, com o processo de recrutamento e seleção, que deve:

Descrever a vaga: detalhar atribuições, responsabilidades e requisitos.
Divulgar em canais adequados: anúncios em sites de emprego, redes sociais e plataformas internas.

É fundamental haver um alinhamento claro entre as necessidades da empresa e as expectativas da pessoa candidata, com informações precisas sobre o cargo e compatíveis com a realidade do mercado.

Após o período de recebimento de currículos, inicia-se a seleção dos talentos, que pode incluir:

Entrevistas presenciais ou online.
Dinâmicas de grupo.
Testes de habilidades técnicas ou comportamentais.

Essas etapas certificam que a pessoa escolhida tenha o perfil profissional adequado, às competências necessárias e esteja alinhada à cultura da empresa.

2. Aprovação

Quando a empresa define o perfil mais adequado às necessidades atuais, chega a hora de formalizar a proposta de emprego. Nesse momento, o RH deve apresentar com clareza todos os detalhes da vaga, incluindo:

Salário.
Comissões (quando houver).
Benefícios corporativos, que contribuem para atrair e reter talentos.

É importante praticar a transparência: dar um retorno também às pessoas candidatas não selecionadas ajuda a fortalecer a reputação da empresa no mercado.

Outro ponto essencial é alinhar a disponibilidade da nova pessoa colaboradora. O RH deve verificar se há necessidade de cumprir aviso-prévio no emprego atual ou se a pessoa pode iniciar imediatamente. Dessa forma, a data de início do processo admissional e contrato de trabalho é definida em comum acordo entre ambas as partes.

3. Documentação

Com a pessoa candidata aprovada, é hora de reunir e validar a documentação necessária para a admissão. No processo de admissão, os documentos necessários incluem:

RG e CPF.
Carteira de Trabalho (CTPS).
Número do PIS/PASEP.
Comprovante de residência atualizado.
Título de eleitor.
Certificado de reservista (para homens).
Certidão de casamento e/ou de nascimento dos(as) filhos(as) — quando aplicável.

O novo funcionário ou funcionária preenche uma ficha cadastral com suas informações pessoais e profissionais, que também são incluídos o exame admissional e as anotações obrigatórias na CTPS.

Mais do que um procedimento burocrático, essa fase atesta que a empresa esteja em conformidade com a legislação trabalhista (CLT) e evite problemas futuros.

4. Infraestrutura

Com a documentação validada e a data de início definida, a empresa deve certificar que a nova pessoa tenha à disposição toda a infraestrutura necessária para trabalhar. Isso inclui:

Posto de trabalho organizado.
Computador ou equipamentos específicos.
Materiais de escritório ou EPIs (Equipamentos de Proteção Individual), quando aplicável.

Não esqueça de cuidar das questões práticas de integração, como:

Confecção do crachá.
Criação do e-mail corporativo.
Instalação de softwares essenciais.
Liberação de acessos a sistemas internos.

Esses cuidados impactam diretamente a primeira impressão sobre a empresa, transmitindo organização, acolhimento e profissionalismo logo nos primeiros contatos.

5. Onboarding

A última etapa do processo de admissão é o onboarding, que tem como objetivo integrar a nova pessoa de forma acolhedora e estratégica. Essa fase costuma incluir:

Apresentação da cultura organizacional: missão, visão e valores da empresa.
Integração com a equipe: apresentação dos(as) colegas e um tour pelas instalações.
Orientações iniciais: explicação sobre rotinas, processos e ferramentas de trabalho.
Acompanhamento personalizado: designação de uma pessoa tutora ou colega de referência, que auxilia nos primeiros dias e transmite mais segurança.

Um onboarding bem estruturado facilita a adaptação e aumenta o engajamento e a retenção de talentos, fortalecendo a conexão entre pessoa colaboradora e empresa.

Importância de um processo de admissão digital

Durante muito tempo, o processo de admissão foi sinônimo de conferências manuais e etapas demoradas, mas com o avanço das tecnologias, essa realidade mudou. Hoje, é possível oferecer uma jornada digital que torna tudo mais simples, ágil e seguro, tanto para o RH quanto para quem está chegando.

Ao adotar a admissão digital, a empresa ganha produtividade e transmite uma imagem moderna e organizada já no primeiro contato. Entre as principais vantagens estão:

Centralização e organização das informações.
Menor quantidade de documentos físicos.
Armazenamento seguro.
Fluxos ágeis e automatizados.
Redução de custos e burocracia.
Maior autonomia para o RH e para a pessoa colaboradora
Fortalecimento do employer branding e da employee experience

E para tornar tudo isso possível, existe a solução digital VR para admissão que veio para simplificar cada etapa da contratação. Com ela, a pessoa envia seus documentos direto na plataforma, o RH recebe e centraliza tudo em um só lugar, e a validação ocorre de forma rápida e personalizada, com fluxos que podem ser adaptados para qualquer rotina.

Assim, a admissão se transforma em uma experiência muito mais eficiente e acolhedora: sem papelada, sem deslocamentos desnecessários e com total segurança para clientes do ecossistema VR.

Conheça a solução VR para admissão de funcionários e funcionárias e facilite a rotina do seu RH!

Imagem de capa — The Yuri Arcurs Collection / Freepik (2025)

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